智慧办公:满足未来一代人的办公需求

原载于《现代物业·设施管理》2018年8期

智慧是一个很大的话题,包含了天地万物。什么是智慧办公?就是科技为办公带来的变化。

在我刚参加工作的时候,办公桌上有一台电脑。那时,我所在部门里,除了秘书,我是惟一一个在办公室拥有电脑的人,部门涉及的所有电脑操作都由我来完成。当时,大部分人还没有使用电脑的习惯。但是如今,离开电脑,可能有一半的工作都无法完成;离开手机,甚至一天什么事情都做不了。随着科技的进步,我们已经全面进入“智能办公”年代。


罗进良

智能办公,不同人有不同的理解,暂时还没有统一的定义。我所理解的智能办公是指:通过科技手段赋能工作者,解决未知问题,创造全新的服务和产品。这个定义引出了三个问题:

How——我们将来如何办公?

Who——未来谁是我们的主要工作者?他们对工作有什么诉求?

Why——工作是为了什么?需要解决什么问题、创造哪些价值?

在未来10年,有关办公有三大重要的变化趋势:一是瞬息万变的市场竞争环境;二是办公人群越来越年轻化;三是颠覆性的科技变革。

近几年来,大家都能感受到市场竞争环境的快速变化。互联网科技的普及以及共享经济的热潮,为很多行业带来巨大改变。无论是电商、P2P、出行还是共享单车,风口一个接一个,但却又都是稍纵即逝。行业内的传统霸主总是不忘告诫自己:企业离破产始终只有18个月。

未来在工作上,我们需要面对更多更复杂的问题,也要更快速地回应各种变化。工作由解决已知的问题,改变为处理各种跨领域的未知新挑战。“不确定”已经成为办公的新常态,“变化”成为惟一的不变。这就是我们要面对的未来竞争环境。

在未来,谁将是我们主要的工作者?目前,70后、80后、90后是办公人群的主力。而在十年之后,办公主力将会是被称为“Z世代”的00后。

通常我们认为,人们想法的改变是年龄的问题,而不是年代的问题。但事实却跟我们想的不一样。

上世纪70年代,人们要解决的主要问题是“生存”。那个时代,大部分人都信奉“物竞天择,适者生存”。我还记得,小时候父亲教我们兄弟几人学游泳,他把在沙滩上玩耍的我们一个个拖入深水区,然后让我们自己游回来。

我们也希望通过以上的方式向新一代传递经验,但却发现这个方法根本行不通。假如我们对“Z世代”说:“不要好高骛远,要踏实工作。”他可能会反驳说:“生活不只有眼前的苟且,还有诗和远方。”如果我们批评他:“你眼里就没有工作吗?”他会带着鄙视的语气反问:“你眼里就只有工作吗?”

我们这一代与00后的思维根本不在同一维度上。他们生长在富裕、和平和快速发展的时代,在物质上十分充裕,不愁吃穿,“生存”从来就不是他们要解决的问题。同时,在精神上他们往往很困惑,独生子女没有童年倾诉和模仿的对象,他们比我们更早地去思索关于人生的问题,诸如“我是谁?”“我为什么在这里?”“我做这些事情是为了什么?”“做这些有什么意义?”。

由于不一样的成长背景,年轻一代在工作上有很多跟我们不一样的内在需求。

首先,他们希望工作上有更多的灵活和自由,即自主可控,“我的地盘我做主”,也希望可以根据工作需要切换不同的工作空间。他们渴望与人交流,希望建立联系,表达自己的观点并收到及时的反馈,因而需要更多的交流空间。

其次,他们更重视工作与生活之间的平衡。愿意努力工作,但前提是不能放弃生活。他们希望更灵活地支配工作时间和地点,假如你突然通知晚上要留下来开会,他可能因为约了一个重要的朋友而不愿意留下来。假如你与他好好沟通,他回家后可能会熬夜把你交代的事情办好,甚至超出你的希望。

再者,他们信奉YOLO(You Only Live Once)。人生只有一次,不能重来,所以他们会更珍惜有限的生命,做真正有意义的事情。如果他们觉得这个工作没有任何意义,他会觉得浪费生命而选择离开,如果他觉得这是有价值的事情,会更投入工作,希望能够成就工作,也成就自己。假如他们觉得这是其人生意义所在,会不顾一切倾注所有热情和资源在工作中。因此,工作的意义和成就感对于年轻一代有着非凡的价值和重要性。

在未来,有四个重要的科技变革将对办公带来很大的影响。

第一,5G网络。10年内,5G将会全面商业化和普及化,未来的5G数据传输是目前4G的40倍。5G将带来三个巨大的改变:一是传输速度,可以想象未来下载一部电影只需要一秒钟;二是将会拥有接近无限的带宽和流量;三是超低延时,各种网络通信的延时情况仅为现在的1/50。5G技术将会颠覆目前的沟通和工作方式,它不但提高速度,也会引领技术革命,为我们带来意想不到的办公场景。


日本移动通信运营商都科摩通信公司在日本科学未来馆展示基于5G虚拟现实应用场景。

第二,无人驾驶。目前人们常常在影视作品中见到无人驾驶。根据研究,无人驾驶实现的时间将比我们想象的更早。未来3-5年,AI将成为人们驾驶的辅助工具。未来5-10年,将会变成AI负责驾驶,人类负责辅助的状态。预计10年内,全天候无人驾驶技术将会普及。

第三,人工智能。2017年,人工智能AlphaGo打败世界围棋冠军后,大家都意识到,人工智能在很多方面已经超越了人类。未来在办公场所,人工智能将会有很多应用,其中,我认为最重要的是人工智能语言系统。预计未来10年,人工智能将能轻松地通过语言和人类进行沟通,它可以适应不同的办公场所,就像人类一样与人类进行谈话。

第四,物联网。大部分人都听说过物联网,但事实上,很多人并不能区分互联网和物联网。如果说,互联网打通了人与人之间的联系,那么,物联网可以理解为机器与机器之间进行连接和沟通的技术。

例如,一名农夫拥有一个很大的农场来种植小麦。农夫要进行灌溉、杀虫、销售等各方面的决策,他在平日里就需要收集各类数据,诸如:天气预报、虫害报告、小麦产品、大宗小麦期货价格等。这些数据都是农夫决策的重要依据。但是在目前,它们都是一个一个的数据“孤岛”,之间没有任何联系。所以农夫就需要自己对这些数据进行收集、整理和分析。未来通过物联网技术,所有这些数据都会形成连接和互通,通过系统的运算,自动处理所有问题。

因此,我们预计未来的智能办公将会出现以下关键要素:连接、交流、效率、多样性、创新和健康等。

根据我们的模拟,在未来10年的办公场景中,首先,每个人都将拥有属于自己的AI人工智能助手,帮助收集所有相关数据,并通过语言跟你沟通,给出建议,帮助你快速决策。其次,无人驾驶技术将会全面普及,在很大程度上改变目前商务人士的出行方式。

健康与幸福感一直是我们最关注的办公话题之一。未来用来提供幸福感的方法会让我们意想不到。例如,智能装置“小马先生”,通过物联网、大数据、智能识别等技术,摇身一变,将来可能会变成最受欢迎的健康管理服务商。未来的智能办公将会向更高效、更灵活、更健康、更有趣的方向发展。

比尔·盖茨曾言:“人类总是高估未来两年的变化,但却低估未来10年发生的变革。”智能办公应用很可能在10年内得到实现,但是如果真如盖茨所讲的“人们总是低估未来的变化”,那就意味着未来办公环境的变化很可能更加超乎人们的想象。

我希望与大家共同参与并见证智能办公的发展,希望它能为工作者带来更高效、更有趣的工作环境,为企业带来更高的生产力,创造更多价值,衷心期待我们将要预见的那个比今天大家想象的还要美好的未来。

现场问答

问:您谈到智能办公一系列的新趋势和未来它对办公空间带来的变化。智能化发展的速度非常快,有人认为人工智能可能会取代人类,对此您怎么看?

罗进良:我认为,人工智能在未来会有很大的发展空间,可以取代人类做很多事情,但人与人工智能最大的不同之处在于对人的理解。

例如,我一个月前接到任务,要做一个关于智能办公的演讲,如果我把这个任务交给人工智能去完成,他可能在10秒钟之内就收集到过百万条的相关信息,但是应该如何呈现、传递观点,人工智能则做不到。

因为,这不只是数据的收集工作,而是对人的理解。我们要知道听众关心什么问题、对哪些事情感兴趣、通过什么方式可以和他们产生互动。人工智能在这方面的能力还是不如人。因为人与人之间有同理心,他会知道对方的感受,知道怎么讲对方会听、怎么讲对方不会听,这就是人和机器最大的不同。

就未来办公场所人工智能的运用而言,必然会减少某些重复性、技术性的岗位,因为人工智能在这些方面可以更好、更快速地完成工作。但是对于其他继续保留的岗位,就意味着通过人工智能可以有更大的生产力,因为它可以在短时间内处理更多事情。以前需要100个人来完成的工作,如今可能10个人就可以完成。

在未来,人和人工智能一定要紧密结合,通过新技术的运用来提高效率、创造价值、解决更多问题,发明更多对人有意义、有价值的新产品,这就是未来人和人工智能合作,共同发展、共同进步更大的可能性。

问:写字楼强调的不仅是前端的产品、硬件,后期运营也是非常重要的环节。您刚才谈到的一系列智慧、智能的相关运用,对于写字楼运营端可能会带来哪些变化和机遇?

罗进良:对于写字楼运营我深有体会。我到深圳做写字楼顾问工作时,在开始的几年,客户往往只关心写字楼的销售情况,建筑、推广、产品配置都是以销售为中心点进行决策。

未来写字楼有很长的生命周期,好的写字楼伴随良好的运营管理,生命周期可以达到30年。所以,要从更长远的维度去考虑问题,我们首先要拓宽视野,不能只看预售,或者楼建成后前三年的租金,而是要看到更完整的来来。要想到,10年后新技术到来的时候,应当怎样提升宽带,优化用户体验。硬件老化后,应该通过怎样的步骤进行改造和提升,以期实现长久价值。

在深圳这样的城市,如果可以良好地运营资产,它能够持续增长并且带来更高收益的产品,因此,这值得大家花更多的心思去长远地考虑问题。

作者为戴德梁行华南区写字楼部主管及高级董事。

本文根据作者在2018戴德梁行Think-In论坛上的发言整理,

编辑/蓝兰

(责任编辑:admin)


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