办公空间的主要形态

办公室从出现至今在其发展过程中不断地演变进化。在当代社会环境、经济与技术高速发展的影响下,特别是在信息化技术飞跃发展、就业形态多样化的今天,办公空间的形态也发生了许多变化。这一期专栏向大家介绍一下目前办公方式与办公空间的主要形态。

传统的办公场所集中在有信息与市场的地方,需要人与人面对面沟通交流,以纸张作为媒介交换信息,因此需要人们集中在一起办公。伴随着工作方式的多样化以及通信设备、通信网络的技术进步,在信息化、网络化、数据化之下,人们可以在任意的时间与任意的地点进行信息交换。同时在高度信息化社会中,组织形式也发生了变化。这种背景下,在传统的集中办公之外陆续出现了一些新的办公形态,相对于集中型来说主要是向分散型方向发展,重点有以下几种类型。

图1 新办公形态概念图[1]

几种新型的办公形态

网络办公

网络办公是指利用计算机网络超越时间与地点的限制在虚拟空间中进行信息生产与交换、构建出网络上的办公环境。

例如电视会议就可以把分散在各地的人们通过网络联接在一起,在网络上开设一个虚拟的会议室,跨地区、跨部门让大家就像在同一个空间里一样能够进行沟通。

图2 电视会议场景

此外OA办公系统推进了办公中的申请、审批、通知、传达、报销、共享等业务流程的数字化,把原来用纸张的一些工作放到了网上,在有效提高了办公效率的同时也适当节约了为保存、张贴、发放文件资料所需要的物理空间,另外也为分散办公提供了有效的技术平台。

SOHO

SOHO是Small office(and) Home office的缩写,是家居办公的意思。根据百度百科的释义[2],SOHO特别适合于一些基于信息的制造、加工、传播类的工作,如编辑记者,自由撰稿人,软件开发人员,网站设计、美术、音乐等艺术工作者,财务工作者,广告业、咨询业等人员,因为他们的大部分或主要的工作完全可以在家中独立完成,或通过在网上与他人的协同工作来完成。

图3 SOHO办公场景

随着社会分工的不断细化以及办公自动化设备和通信网络在家庭中的不断普及,越来越多的人将会选择这种工作模式,有些企业也灵活运用这种方式给员工安排工作。这种办公形式一方面减轻了工作者上下班的通勤压力,另一方面也节约了办公空间成本。例如在国外有的呼叫中心企业把坐席业务外包给兼职的家庭主妇,每天自己选择合适的时间段在家里接听客服电话,通过网络与计算机系统实现虚拟的客服坐席。这种方式为企业节约了不少设施成本。

地方办公室

地方(local)办公又称为“郊区办公”或“后方办公”,是相对于“中央办公室”在市中心的一种分散性办公形态。因为市中心的房价高昂,为了节约办公室的空间成本,需要尽量把不必在市中心办公的员工分散到房价较低的郊外或者地方城市中去。此时需要各分支机构与总部之间应当具备相应的通信设备与网络。在企业中通常一线部门需要在交通便捷、距离客户与市场近的市内,后台部门(如呼叫中心、开发中心等)可以选择设置在郊区或地方城市。

卫星办公室

根据日本设施管理协会的定义,卫星办公室是指以促进职住接近或者接近客户所在地为目的,通过信息通讯网络连接起分散化的办公室,把工作者分成若干个区域,在那里设置办公室让工作者在其地点上班。这种形式因围绕着中央办公室成星形布局而得名。

公共办公室

公共办公室是指提供办公场所租赁服务的公共办公空间,有公共性质的也有商业性质的。这种办公室可以作为临时或短期的办公场所使用。

移动办公室

移动办公室是指在信息通信技术发展的背景下,利用手机、智能移动终端、笔记本电脑等设备,不受时间地点的限制自由办公的形态。现在有线网络与无线网络覆盖的范围越来越广、网络速度也越来越快,在很多场所都可以顺畅地收发邮件、联结公司内部办公系统、查阅网站,在快节奏的现代商业社会中为移动办公提供了有力的支撑。

非固定式办公空间的规划安排

了解到以上这些办公形态后,让我们来看看办公空间的情况。办公空间通常包括工作、接待、会客、会议、展示、休息、仓库等功能空间,在此重点介绍集中办公室中的工作空间部分。

办公空间的形式通常可分为开放式办公室与封闭式办公室。开放式办公室是在开放的大空间中大家集体办公,其优点是空间与能源成本低,有利于员工之间的交流,拉近彼此距离,使信息流通更加顺畅,形成更好的团队合作。缺点是工作容易受到干扰、保密性较低。这种办公形式适用于需要沟通交流与团队合作较多的部门。由于当代企业越来越重视团队合作与沟通,企业组织也向扁平化方向发展,在此背景下开放式办公室将会得到更广阔的应用。

与开放式相对的封闭式办公室就是分隔成若干带有门、窗的独立小房间的办公室结构,每个房间给一人或几个人使用,带有办公桌等相应设备。其优点是可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求,比较安全,易于员工集中精力,避免受到外界干扰,加强了办公室内部的沟通,适合于从事保密性强、专业性强、分工细致等类型的工作。缺点是建筑成本和能源成本高,部门间的沟通不通畅。这种形式一般适用于高层管理人员,以及人事、财务等保密性要求高的部门。此外在机关团体、事业单位中采用这种形式的比较普遍。

开放式办公室一般分为固定工位形式与非固定工位形式,也有两种混合的形式。固定工位适合于固定坐班的人员,在作设施规划时建议参考通用计划办公室(Universal Plan Office)的概念。通用计划办公室是指对办公室布局与工位彻底实行标准化,统一工位的家具、电源与网络等的标准。现代企业中组织调整、人员变动相对比较频繁,办公室布局与工位实行标准化之后,在调整时只需要移动人员、电脑、文件即可,大大节约了此项设施的管理成本。

图4 开放式办公室案例[3]

图5 工位标准化案例[4]

非固定工位形式国际上称为Non-Territorial Office,这个概念最早是美国麻省理工学院(MIT)的托马斯·艾伦(Thomas J. Allen)与彼得·格兹伯格(Peter G. Gerstberger)在上世纪七十年代提出的概念,1987年在日本清水建设公司的技术研究所率先得到应用(在日本把非固定工位形式称为“自由地址”),在美国上世纪九十年代Chiat/Day广告公司也应用了这个概念,之后陆续在世界范围内开始普及起来。此外国际上还有几种如共享分配办公室(Shared Assigned Office)、旅馆式办公(Hotel office)、游牧办公(Nomad office)等概念基本都属于这一个大的领域。

这种非固定工位的形式是指不给员工安排固定工位而是大家共用,从而达到合理缩小办公面积、节约设施成本的战略目的。不给员工安排固定工位听起来貌似不合常理,在现实中是如何实现的呢?

首先实施非固定工位的重要条件是员工的办公室“在席率”。在席率是指在办公室的日常平均人数占员工总数的比率,通常不能超过50%,否则就没有效果了。通常来说销售人员、市场人员、记者、项目管理人员等外出或者出差的时间较多,在办公室里的时间相对较少。此外施行弹性工作制的企业员工在席率也相对较低。这类组织就有实施非固定工位的条件。其次实施非固定工位的组织需要办公自动化、信息化、无纸化达到一定的程度,这样可以为非固定工位提供良好的后勤环境。

采用非固定工位形式主要有以下几点优势:

一、通过共用家具、办公设备等,根据在席率合理准备工作空间,达到省面积节约空间成本的目的;

二、增加人员时不需要补充共用家具与办公设备,通过使用共用工位节约成本;

三、由于组织变动与业务内容变动会引起部门频繁的增减人员,非固定工位可以节约在这种情况下免去变更办公室布局的成本;

四、设计办公空间时可以不考虑按照每个小组的人数设计工位数量,这样各个岛之间没有参差不齐,整体空间效果统一美观;

五、促进组织的活性化与员工的交流沟通及团队协作。

图6 非固定工位形式办公空间案例1

图7 非固定工位形式办公空间案例2

在采用非固定工位形式的办公室里,员工每个人配备有笔记本电脑、无线IP电话或手机,有无线网络环境,每人会分配到一个储物柜用于存放办公设备与文件资料等。员工来办公室的时候从储物柜中取出自己的物品寻找空闲的工位办公,下班时把全部物品收拾好放回储物柜,把工位空出来让其他人使用。

图8 员工个人储物柜[5]

非固定工位形式空间使用方式比较灵活。比如跨部门的几个员工一起在做一个项目,如果是固定工位大家都分散在各部门办公,有事时需要使用会议室一起沟通。采用非固定工位形式时大家可以临时坐在一起,便于交流信息与沟通合作。

除了通常的会议室以外,还可以在办公区设计一些既可以用于简单洽谈也可以用于临时办公的空间,一方面可以促进员工之间的交流与沟通,另一方面也可以在特殊情况下非固定工位不够用时作为临时工位使用。

可以看到在这种自由灵活的办公空间中,由于摆脱了固定工位的束缚,员工之间的沟通交流增加了,团队协作加强了,员工的生产性也得到了提高。另一方面,现在大城市的写字楼租金非常昂贵。以北京的甲级写字楼为例,其平均租金已经上涨到了每平方米每月人民币316.8元[8]。按照我国《办公建筑设计规范》的要求,普通办公室人均使用面积不得小于3平米。简单计算一下每人使用的办公空间平均每月在一千元左右,如果再加上物业费、能源费等其他费用,人均设施成本就是一个不小的数字。通过采用分散式办公以及非固定工位形式可以有效地压缩这部分成本。综上所述,我们能够了解到在设施管理的实践中,通过合理的办公空间规划,可以达到提高办公效率节约设施管理成本的目的。

图9 非固定工位的洽谈空间设计案例[6](第27届日经新办公室奖获奖作品)

图10 利用公共空间创造员工交流场所1

图11 利用公共空间创造员工交流场所2[7]


注释:

[1]资料来源:日本设施管理协会(JFMA)。

[2]http://baike.baidu.com/view/4731.htm?fr=aladdin

[3]http://www.odelic.co.jp/products/execution/structural/office/01_hakuhodo/index.html#

[4]http://www.okamura.co.jp/product/desk_table/prounit/

[5]http://o-design.okamura.jp/case/080403/

[6]http://www.nopa.or.jp/prize/contents/prize/2014/astrazeneca.html

[7]http://www.kokuyo-furniture.co.jp/solution/space/works/lixil.php?link=jirei

[8]http://house.ifeng.com/detail/2014_10_15/50066098_0.shtml

(原载于《现代物业•设施管理》2014年第11期)

 

(责任编辑:蓝兰)


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