从“成本”到“资产”,未来的办公设施形象

一步通过利用智能化的空间,增添便利设施,高效地利用既有资源和创造优质的客户体验来服务商业物业业主和租户,将办公不动产的固定资产转型和绩效提高紧密联系在一起。

这种由“成本”到“资产”的转换,可以通过技术手段来实现——利用移动数字技术和“云”计算技术将租户从传统的办公坐席模式中解放出来,实现移动化办公和远程办公。并且,可以通过从不动产运营中提升投资回报来实现巨大利润;同时充分利用企业社交系统,实现实务知识和管理经验的分享,提升企业团队的绩效。

概括来说,商业不动产的这种身份转换使传统的办公室工作可以随时随地发生,因此,工作本身也不再是传统的“例行公事”——它将变得更加人性化、高度体验化、虚拟化和有机化。这意味着,生活和工作之间的界限开始变得越来越模糊,从此将紧密地交织在一起。今时今日,生活之处便是工作之处,工作之处亦是生活之处。简单来说,工作已不再是传统的“朝九晚五”,而是每一个员工在某一处时的办公型精神状态。

工作已不再是传统的“朝九晚五”,而是每一个员工在某一处时的办公型精神状态

从社会地位象征到商业模型的反映

作为资产,办公场所以及供职员办公使用的其他商业建筑,无论对于职员群体还是穿梭于办公场所的企业客户,都具有巨大的商业潜力。对办公环境进行设计或再设计,是一个企业最能够体现出其商业价值、企业文化和商业目标的最佳“可视化”方案。如果办公环境改造恰当,我们就能够创造出一个能够为使用者带来无穷无尽积极能量的“世外桃源”,并进而促进员工群体办公效率的巨大提升。

从资产的角度上来说,员工在办公场所中的具体办公位置取决于员工的工作性质和设定工作时间区域——员工的行为活动构成工作本身。这种空间分配和管理方式帮助我们跳出饱受诟病的陈旧空间分配方法,即办公空间是员工职位高低和身份的象征。作为企业用以创收的优质资产,办公场所能够帮助员工群体获得最为舒适的办公体验,并凭借各项人性化设计完美地解答员工群体“我为什么要来这里工作?”的问题。办公场所身份的转换即是一场革命,并意味着后续人才的孕育、市场脉搏的良好掌控以及传统“竖井式”企业等级制度的瓦解。我们会建立起“积极支持符合员工身心健康需求的办公场所改造方案”的企业文化,并实实在在地将企业的商业运营目标和人文关怀目标与办公场所这个企业优质创收资产紧密地联系在一起。

从管理工具到绩效工具

美国甘斯勒公司(Gensler)发布的《2013年全美办公场所调研报告》指出:全美范围内,只有约四分之一的企业职员认为其办公场所环境是相对理想的。在同一份报告中,还披露了这样一组数据:53%的受访者表示经常在必须专心工作时受到其他人的干扰;42%的受访者则表示虽然有基本的预防他人干扰的方法和设备,但完全是“权宜之计”,防干扰作用十分有限。这一调研结果并不那么令人吃惊,毕竟,我们都生活在一个充满着各类干扰的世界中。

既然我们把办公场所的身份形象从成本转换为资产,那么我们也应该换一个角度来思考办公环境——将办公环境从员工办公管理工具“升级”为绩效管理工具。由于知识型工作者每天需要处理的工作不止一种,那么作为管理者,我们应该尽可能地为这部分员工群体提供更多的办公环境选择——不同的办公环境中应配备有恰当的办公设备、办公规则和空间布局。在将办公场所和办公环境作为资产来管理和运营的过程中,我们应该清晰地把握特定空间范围内绩效的产生和提高的方式,并根据知识型员工群体的办公性质——需要专注工作或者协同合作——来进行特定的空间布置,使办公环境更好地支持该区域内员工群体的办公和生活需求。

在这个过程中,提供不同的办公环境选择和维持布局之间的平衡是最为关键的。不同员工群体可以根据自身的需求来选择最为恰当的办公环境,进而将个体的办公效率最大化。

企业更需要提供多样化的办公条件

从固定型的办公容器到灵活运行的办公网络

从成本的角度上来说,办公室是一个由各种复杂因素填满的容器——这一容器中装盛着员工、设备和办公家具等。作为成本科目,诸如租期已满等事件便成为办公场所发生变更的主要动因。然而,时至今日,大多数企业都处于动态运营状态,这对物理办公场所及其环境的灵活性提出了更高的要求。简而言之,办公场所应该尽可能地灵活和弹性化。

而从资产的角度上来说,办公设施不可能等待新租约和租户扩展补贴(商业建筑为吸引更多租户的进驻而为运营部门额外提供的资金补贴)来促进办公场所和环境的变更及调整,而是坦然地接受和面对“办公场所和内部环境将在整个租期内和建筑自身整个使用寿命内不断地变化和调整”这一事实。为了更好地支持这种随时可能产生的变更和调整,办公环境被视作一个非常复杂的系统,我们可以使用模块化的空间布局、基础设施设备和建筑管理运营系统来替代传统的高投资和固定元素,并随时对模块化元素的排列方式和组装方式进行调整,以便办公场所能够满足不同类型租户的不同需求。办公空间不再是一个简单的“容器”,而是持续进化的灵活运营网络。

从“我”到“我们”

作为一种资产,今天的办公环境有着全新的意义——但是这并不意味着我们要将所有员工赶回家里办公。甘斯勒公司的办公场所调研揭示出这样的一个数据:企业职员在办公室中度过的时间占全部时间的70%,即便这些人可以选择在家办公,这一比例还是居高不下。

当我们将办公室视作优质资产时,大部分员工还是会选择来办公室办公——这并不是因为他们的办公坐席被设定在这,而是因为在这里他们能够获得创造更大价值的灵感。他们选择的不是单纯的工作方式,而是在寻求一种独特、优质的办公体验。这意味着企业决策者需要考虑到不同类型工作的主要需求,以及方便员工随时随地开展工作的政策和硬件支持。

作为资产,以极其严谨的方式组织出的办公空间能够为我们提供最佳的办公“体验”,极好地契合弹性化工作的需求;员工群体能够深切地体会到来自于办公环境中的社区一般的包容感;无论是企业员工还是企业客户,都能够使用最为先进和智能的办公设备以及便利设施。办公体验从强调员工个体的“我”空间转换为关注共享式空间设计的“我们”空间。

从供给管理观点到需求特性描述理念

从传统的角度上来说,所有的工作活动都发生在小隔间式的办公坐席或传统的办公室内。这意味着,无论一名员工手头的工作是参与电话会议、与同事协同合作或者是填写工作日志,隔间式办公坐席和标准办公室都是“均码型”的布局方案。另一方面,传统的观点认为:办公空间的具体配置方式应该与企业的组织构成相契合——无论一名员工是外部事务管理人员、常年的会议参与人员还是战略合作管理者,办公空间的分配都是一种供给管理工具,并且具体空间的分配和配置方法都应根据职员的职务等级和资历来决定。

而随着将办公设施视为优质资产的观点不断出现和深入,办公空间的分配也逐渐由供给管理工具向需求思维模式转换。从需求思维模式的角度上来看,我们应该用基于办公行为性质的空间规划方案来代替基于职务职位的传统均码型办公场所规划方式。办公室和办公坐席是特定办公活动的发生地点,例如问题解决、回复电子邮件和简单的创造性工作,是最适合在办公坐席位置进行的。楼梯、室内通道等人流密集区域则更适合那些需要独立空间处理更加复杂工作的员工群体使用。而另一方面,诸如合作创建、头脑风暴、电话会议、约定型会议和即兴会议等需要活跃参与的合作型工作,则适宜在略有噪音的位置进行,以刺激这部分员工群体的动态神经,提高其活跃度和整体办公效益。

随着这种由供给管理到需求管理的转变,办公环境在建筑内部的整体密度得到了提升,但同时,供给个人专门使用的办公空间密度在下降。换言之,供给员工用作深度办公使用的办公空间密度增加了,并且这些空间可供全部员工分享使用。全球企业房地资产与设施管理协会(CoreNet Global)2010至2012年间的数据显示:每名员工拥有的办公场所平均面积从225平方英尺(约合20.9平方米)降低至176平方英尺(约合16.4平方米)。依照这种速度发展下去,至2017年,预计每一名企业员工所拥有的办公场所平均面积将降低至100平方英尺(约合9.3平方米)。

需求特性概念也一直在向全新的层次和位面不断延伸——从管理租赁空间扩大至对整个办公建筑进行管理和优化。此外,随着人才市场的竞争越来越激烈,企业吸引和保留人才的压力越来越大。办公设施作为优质的创收资产,也可以帮助企业实现其人才管理和储备战略——在办公建筑内部设置高价值康乐、便利和服务设施,并一视同仁地对建筑内全部企业提供各类服务。行业调研显示,办公建筑内部的负荷系数(也可以称之为附加系数)的良性提升,应借助服务项目和休闲空间面积的提升来实现。

从传统经济到分享式经济

在当今的经济理念中,共享的分量远大于拥有,这也改变了我们对办公建筑的思考方式。办公空间的分配已经逐渐抛弃了传统的按照员工的职位或资历分配专属的办公空间的方式。所谓的A级办公建筑也不再是吸引租户的最大招牌——对于大多数企业租户来说,所处的地理位置、建筑本身的建筑学特性、建筑内外部的便利设施都是衡量一个办公建筑好坏的重要指标。办公建筑不再简单地只作为企业办公活动的实体支持场所,而是上升成为一个企业的品牌文化,而这种文化带来的影响,远远大于建筑等级差距为企业运营和知名度带来的影响。

融入企业文化特色的华纳音乐英国总部餐饮区

随着分享式经济概念的出现,重视开放式网络的全新的价值系统也初露端倪。建筑业主和物业管理人员可以抓住恰当的时机对小型租户搬离之后空置下来的小片区域进行改造和重组,设立可供建筑内部全部租户分享使用的便利设施和服务项目。对于租户来说,这将非常有价值。如果恰好这些新建的服务设施围绕在对此有着极大需求的租户租用空间周边,那么将能够为建筑运营方和租户双方创造巨大的价值。

那么,让我们回到最初的问题上来:我们是否已经到达了梦想的彼岸?可以说,随着办公设施的不断进化,随着思维概念的不断衍变,“未来办公场所”已经作为优质的创收资产,实实在在地展现在了我们的眼前。

辛迪·科尔曼(Cindy Coleman)是美国甘斯勒公司(Gensler)芝加哥分部的高级战略设计师。作为企业不动产战略谋划人员,她的主要工作是通过精妙的设计和空间规划,帮助客户企业最快最好地完成商业运营目标。

(本文由国际建筑业主与管理者协会(BOMA中国)特别供稿,翻译/南天)

(原载于《现代物业·设施管理》2016年第7期)


 

(责任编辑:高见)


本文为《现代物业》、公地网(gongdy.com)联合版权所有,禁止转载。如有需要,请联系admin@gongdy.com。

     

© 2017 公地科技  |   京ICP备15057944号  

返回顶部