办公场所需求的变化引发清洁变革

北美地区乃至世界范围内的商业环境都正处于激烈的变化之中。作为设施管理人员,我们必须把握这些变化给自身工作带来的实质性影响:这些变化是如何改变建筑的使用方式、设计方式、运营方式和维护方式的。

可以说,建筑设施使用者对办公场所的认知度是更加以自身需求为导向的,这在某种程度上促进了建筑设施设计方式和使用方法的变革。传统的“一名员工对应一处办公位置”的办公场所设计方式已经逐渐成为过去式,设施管理人员也不得不紧跟发展趋势,通过更新、整改等方式对建筑设施进行调整,来满足设施使用群体的全新办公需求和心理需求。

例如,20世纪90年代的企业员工绝不会在办公大楼中寻找空置的“即用型”办公区,而现时,许多办公建筑的设计中都加入了即用型办公区元素。所谓即用型办公室,就是一间面积较小但配置齐全(包括电力、互联网连接和电话等办公设备)的办公室,可以供员工或到访客户临时办公使用(时间从几分钟到几小时皆可)。

在十几二十年之前,设施内部的工作人员亦绝不会在建筑内提出“洞穴”和“公共区域”并存的房间布局。我们这里所说的“洞穴”事实上和即用型办公室非常相似,但是却具有更高的私密性,且其面积比即用型办公室稍大,从其本质上来说,就是一个小型的私人办工坐席。然而,“公共区域”则是完全不同的一种存在——这种设计思潮兴起于近几年,并为办公场所的管理和设计工作带来了巨大的挑战和机遇。所谓“公共区域”就是开放式的、面积较大的公共办公区,可供员工团体(包括高级管理人员、办事专员和中级管理人员等)合作办公使用。

值得注意的变化还有许多,例如设施使用者要求管理者和运营方将办公空间整改成“战情室(War Rooms)”和“耳室(Huddle Spaces)”,甚至是“旅馆”。随着我们对办公场所的不断调整,许多关键的问题会被大家忽视:办公场所和设施的物理形态变化会对设施的清洁和维护方式带来巨大的影响。因此,十几年前那种传统的设施清洁服务项目招标(RFP)模式已然无法继续满足21世纪的办公场所清洁需求。

不断深化的招标需求

几年之前,在地产管理公司接管一栋全新办公建筑的运营之后,第一件要做的事即发起建筑内外清洁服务的招标项目。这绝不是一件简单的工作,即便是最有经验的设施管理人员,也需要建筑运营咨询人员的帮助方能制订出合理合规的招标方案。

一旦招标方案确定,接下来通常会发生的事,罗恩·赛古拉(Ron Segura,咨询顾问公司CEO,帮助客户公司流线化建筑设施清洁和运营工作流程)描述为:“招标规划书会定型存档,直到设施运营方和决策者决定更换相关服务承包商,再把老旧的招标规划书找出来继续使用。”

按照赛古拉的说法,建筑设施相关服务历次招标书的不同之处就是文件的日期,其他全部内容基本上维持不变。但是随着时间的推移和实用技术的更迭,设施的清洁方式发生了变化,建筑办公场所的使用群体提出的具体需求也在变化。例如,在老旧的设施清洁服务招标要求中,我们经常会发现这样的一条:“每四到六个月对建筑室内地板进行一次漆面维护和打蜡。”

现在,我们已经不再使用“打蜡(waxed)”或“重新打蜡(re-waxed)”这样的字眼了。赛古拉说:“现在,当我们谈及地板的清洁和保养时,使用的术语是‘面漆处理(finish)’和‘二次面漆保养处理(re-finish)’,并且,设施管理人员往往不希望这种地板养护工作每四到六个月进行一次,那意味着更高的成本,并会潜在地影响商业永续性且不利于环境和职员健康。同时,随着纳米地板技术和纳米涂层技术的不断完善,现在的建筑室内地板往往不需要如此频繁地保养。”

继续沿用满是过时服务要求的项目规划书,会给建筑设施的运营带来巨大的负面影响——过高的设施运营成本。频繁地对设施内部地板进行保养将极大地影响清洁服务承包商的预算。我们制订招标规划书的目的是在择优的同时尽可能地控制成本,而通过上述分析,沿用老旧的项目规划书,必将带来本末倒置的结果——我们需要为不必要的日常设施保养工作买单。

赛古拉之所以提出了上述例子,是因为地板养护问题并非单一的偶发事件,而这种问题普遍存在于当前的设施清洁行业之中。面对不断变化的办公场所环境和设施使用人要求,我们必须将另一个最大的变化纳入到设施服务招标方案中——公共办公区域。

根据相关的调查数据,希望为其下属员工提供开放式办公场所的公司数量正急剧攀升。公共办公区域的出现,正极大地改变着清洁服务时间和设施的清洁需求。由于公共办公区域的物理特点,其清洁的主要需求如下:

——由于员工流动性提高和人员密度增加,办公桌必须每晚清洁和消毒。

——原因同上,办公电话、键盘、计算器等小型办公用具因使用人数的增加,也需要仔细地清洁和消毒。

——私人办公空间必须时刻保持整洁和干净;公共办公区域则需安排特定清洁人员按时清洁和消毒。

——地板需要定时进行真空吸尘和清洁。私人办公室因人员稀疏,可每周进行1到2次的真空清洁。大型开放式办公区则必须每晚进行清洁。

另一个办公场所使用方式的变化也给设施的清洁时间带来了不小的影响。曾经,我们会要求设施清洁人员在其他员工下班后开始清洁工作,但是现在,因为移动化、远程化等多种办公方式的出现,设施清洁时间变得难以确定。然而,如果清洁工作已经开始,但是设施内部仍旧滞留有其他工作人员,设施的整体清洁效率将受到严重影响,清洁时长和清洁成本将会增加。这些细节需要在设施清洁服务项目招标要求中列明。

团购组织(GPO)和清洁服务承包商

设施的清洁和维护方法因需求和使用方式发生着改变,那么显然,设施清洁服务承包商的物资采购方式、清洁人员的培训方式也同样会发生变化。其中一项重大的变化——专业清洁产品团购组织(GPO,Group Purchasing Organizations)的兴起和壮大,能够为现时的设施管理人员带来巨大的成本压缩潜力。

我们所说的GPO并非简单的采购集团,也不仅是独立的设施清洁服务承包商为了在采购清洁物资时获取折扣而组成的采购团体——根据特瑞·萨姆布洛瓦斯基(Terry Sambrowski,某大型清洁服务承包商GPO组织的执行董事)的说法,团购组织能够促使清洁服务承包商和清洁产品、设备制造商之间建立良好的关系,这种产业链中的紧密联系能够使清洁服务客户方获得极大的收益。

“正如大多数的采购团体一样,GPO确实会享受优惠的清洁产品、设备价格——这毫无疑问会直接降低建筑业主需要承担的清洁成本。从另一个层次上来说,这种产业链上下游之间的良好关系,和产品直接使用人(建筑设施清洁服务承包商)的业务接入,使产品制造商可以直接获得对应的清洁产品反馈,并根据变化的行业环境和客户需求,针对当前的办公场所状况设计出最符合要求的清洁产品物资。”萨姆布洛瓦斯基说。

他还补充道:“GPO还能够为我们带来更多的收益,作为设施管理人员,如果我们的清洁服务承包商是GPO成员商家,则其对设施管理者的辅助作用会更大。”这包括:

——走在行业最前端:有些清洁产品制造商经常在新型清洁产品和设备投入市场运营之前,首先将其交付给GPO成员商家使用以检测新型产品的工作状况。所以,我们将能够明显领先于其他清洁服务承包商,使用最前沿的清洁产品。

——培训:新产品和新设备的出现,意味着制造商将极其关注专业清洁人员的培训工作。这种培训程序通常包括:“对既有的最佳清洁范例进行温习”和“对新型清洁产品设备的掌握”两部分。这将极大地提升清洁人员的工作效率,进而帮助建筑设施业主降低设施运营成本。

——竞争优势:GPO组织会定期举行会晤,就各自在新产品的使用过程中和日常的清洁工作中遇到的挑战进行交流,在明确市场需求的同时,帮助设施管理人员完成办公场所的良性进化。

“一家承包商可能会就其在工作中遇到的问题进行反思、测试和后续的经验分享,”萨姆布洛瓦斯基说,“这意味着其他与会的清洁服务承包商将会提前了解自己在日后可能遇到的各种问题,并及时地‘曲突徙薪’——防患于未然,抑或‘蓄势待发’——直面困难并顺利解决。”

作为设施管理人员,如果您所管理的建筑设施中存在即用型办公区或“洞穴和公共区域”型的设计布局,就应立即开始更正或重新制订设施清洁服务招标要求——你并非孤单一人,许多的设施管理专业人员都在同一条大船上。我们可以向专业咨询人员求助,以充分地了解现时的设施清洁需求;我们可以选择GPO成员承包商来帮助我们更加顺畅地完成办公场所转型。赛古拉说:“我们能够实现的不仅是运营成本的压缩,还将创造出更加干净和健康的办公场所。”

(本文由国际设施管理协会(IFMA)授权发表,原载于《现代物业·设施管理》2016年第4期,翻译/南天)

罗伯特·克拉维茨(Robert Kravitz),撰稿人,发表了多篇关于设施保洁、建筑设施管理和健康护理领域的专业文章。


 

(责任编辑:高见)


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