办公场所:吸引并留住优秀人才的重要因素

今时今日的办公场所正面临着空前的挑战。在人类社会的近代史中,第一次出现这样的状况——四代人同时出现在同一办公场所中——20多岁的员工和60多岁的员工在同一屋檐下工作。同时,人口数量高达7,600万的婴儿潮一代(泛指20世纪40年代末期至60年代中期之间出生的一代人)已开始退休,逐渐退出了工作舞台。然而,在X一代(泛指20世纪60年代末期至70年代末期之间出生的一代人)和Y一代(泛指20世纪80年代初至2000年之间出生的一代人)的员工中,却极其缺少相应的高技术、专业知识较强的各行业人才。这种情况迫使各行业公司、机构不得不为了吸引和留住优秀人才而绞尽脑汁。

其实,许多因素都会影响到各公司、机构的新员工纳入以及既有员工的保留,例如报酬的高低,公司位置等等。但是在所有的因素中,有一项关键因素被管理者忽略掉——实际办公地点。相关的研究数据表明,办公场所的环境占员工对现有工作整体满意度的25%以上,并将影响个人工作效率5%以上,影响团队工作效率11%以上。所以,为有效地吸引新人才以及留住既有优秀员工,各行业的公司、机构应打破“办公场所就是办公写字台与办公座椅的搭配”理念,而应将实际的办公场所变为招徕新人才、留住既有人才的内部管理工具。并且,管理者应该积极地进行尝试,构建出能够成功吸引当前劳动力大军中每一代人的办公场所及氛围。

工作者:多代、多年龄构成

在对办公地点进行选择时,公司、机构的决策者不但要明确当前的劳动力构成情况,还应该具有长远的眼光——明确如果当前劳动力因退休而枯竭,需要进行雇佣的下一批(代)员工的特点及需要。为什么?办公地点(如写字楼)的平均租赁周期为10年至12年,那么,10年之后——我们可以推断出——所有公司招聘的22岁的新员工,其实就是现在的7年级学生。

各行业公司的管理者必须清楚地认识到,当前来自四个不同时代的员工具备着截然不同的工作态度以及工作方式。出生于1928年至1945年之间的“传统主义一代”占当前劳动力比例的7%。这一代人具备着非常突出的“家长式”工作作风,工作方式墨守成规,他们关注财政安全并遵循“工作-攒钱”的生活方式。另一方面,出生于1946年至1964年之间的“婴儿潮”一代坚持着“为了工作而活”的工作态度。这一代人占当前全部社会劳动力的40%,他们非常积极乐观,尽管他们很重视办公场所的各类协同工作模式,但对他们来说,工作更是一种可以创造价值的“孤独体验”。X一代,出生于1965年至1980年之间,占有当前社会劳动力的30%,他们“为了生活而工作”——这意味着,比起事业上的诸多成就,他们更为重视生活的品质。在X一代人的成长过程中,其父母大都一直在工作岗位上,这决定了X一代是做事主动、积极的一代人。最年轻的Y一代(又称千禧一代),出生于1981年至2000年之间,占有当前社会劳动力的23%。这一代人非常注重工作和生活之间的平衡,可以组成团队发挥最大工作效力,更容易发展出彼此平行的事业路线——这一代人在一生中将从事不止一份、不止一个行业内的工作。综上所述,一个能够适应所有不同年代、不同年龄员工的办公场所,不但应具备用以独立工作的空间,还应设置为其他员工提供协同工作的宽敞工作范围——工作场所应具备一定的张弛度,同时拥有稳定的构成结构。

吸引新人才

试想,可能成为新员工的人在拜访公司、机构的时候首先看到的是什么?答案是:大厅。事实上,在其踏入公司大门的那一刻,就会对公司的文化以及品牌产生最为直观、深刻的印象。所有的元素,无论是色彩设计还是家具设备,都在某种程度上反映出了这家公司的姿态以及价值观念——这将在很大程度上决定能否成功吸引到新人才并使其加入。反映公司的文化和品牌形象是简单而微妙的——我们可以使用干净、圆滑的设计方案来彰显现代感和创新感;选择更加有深度的传统色彩色调来表现传统且保守的形象。或者,可以用更具有字面意义的方式来反映自身的文化以及品牌形象——体育组织、机构可以将其办公场所设计成篮球场或是足球场形状;时尚公司可以在其办公场所布满时装和饰品。无论采取何种表达方式,实际办公场所的设计方法必须贴合公司的品牌形象以及价值观念。

无论对于Y一代潜在员工还是“婴儿潮”一代潜在员工,在办公场所的设计和运营中使用最新的科学技术,都是最具吸引力的元素。融合了最新科技的办公、管理工具的使用,将极大地彰显出公司、机构的高现代化程度,远见性以及倡导协同合作,高灵活、机动性的管理运营方式。同时,可以为移动性工作者提供弹性工作制度的企业将对潜在新员工体现出极高的吸引力——当前,移动工作性质员工的数量将持续增长,87%的公司、企业高管认为,在接下来的10年至15年间,远程办公工作占有比例将持续增长。通过新科技的帮助(例如远程控制,笔记本电脑以及手机),员工基本可以在任何地点进行工作。因此,科学技术使得办公场所具有新员工所渴求的灵活性和机动性,亦为其提供了可能需要的单独工作环境。

为吸引新员工,并简化移动性工作者的工作方式,可以为员工配备所有必需的便携式高科技办公工具,鼓励其在固定办公地点以外的其他地点办公——例如住所旁边、咖啡厅或图书馆——或者专门设立远离公司本部的其他可选办公场所,给予员工所需要的弹性和自由,为其提供只能在办公场所使用的远程办公终端,藉此为员工进行协同合作和必要的讨论交流创造机会。如果移动性工作的员工需要在办公室工作,那么他们的办公点应尽可能地靠近其他同事,以促进其社交网络以及协同合作。

最后,公司、企业必须设定明确的工作性质及工作期望——既为了吸引新员工,也为了保留既有人才——并根据确定的工作性质、期望,设计相应的办公场所。如果工作要求大量的员工协同合作,公司应设立多处会议区,采用开放式办公计划并用玻璃代替传统的墙、门结构,以营造透明感;如果工作是私密或具有保密性质的,则公司企业应采用传统的墙、门型办公结构。

保存实力:留住既有优秀人才

对于任何企业、公司以及机构来说,寻找新的精英员工固然重要,但是,亦不要忽视对既有人才的培养。为留住既有人才,培养员工的社交网络至关重要。企业及公司可以使用办公场所来举办各式各样的公司活动,例如假日聚会和庆祝,鼓励员工培养并拥有“工作中最好的朋友”。根据“Gallup Q12员工敬业度调查” (盖洛普Q12测评法是针对团队中员工敬业度和工作环境的测量,发现12个关键问题最能反映员工的保留率、利润率、工作效率和顾客满意度这四个硬指标。编者注)显示,员工们在工作中建立朋友关系是确保办公环境良好的最重要因素。为促进员工间朋友关系的确立,我们可以通过一些方法来制造员工间发生互动的机会,例如:如果一处办公场所有三层楼,那么雇主可以将所有的打印机和微波炉都放在同一层楼,这样,所有的员工都会因为需要使用这些仪器而经过同样的位置——这将有效地促使员工之间发生互动并建立良好的生活、工作纽带。

另一个帮助保留既有人才的方法是:使用多处、多种办公场所,鼓励员工间的协同合作以及不同业务员工间的接触和互相学习。除了传统的会议室、工作站以及办公室,公司还应设立即兴、随意的开会地点,例如一小圈椅子,让员工们可以一边喝咖啡一边放松地进行小型讨论,这样的场所非常适用于员工之间进行彼此指导以及专业知识完善。用圆形桌面的桌子代替方形桌子,使所有人处于相同地位,进行放松的交流,同时,办公家具应该便于移动,方便员工按照自己的需求个性定制小型会议空间。然而,需要注意的是,“婴儿潮”一代以及X一代相对重视独立完成的工作,所以公司在选择、设计办公场所时应考虑设立相应的单独工作空间。

正如办公场所中的家具摆设需要具备灵活性——公司以及各类机构也应该为自己的既有员工以及新员工提供必要的工作灵活性以及机动性。通过这种方法,公司不但能够给予员工最大的舒适,还能降低不动产成本(这种办公场所将需要更少的空间以及更少的桌椅设施),同时达到节能减排的作用(减少上下班通勤)。既有员工应该被配以移动性工作所需的技术工具,并应可以自由选择工作地点,无论是公共场所,还是公司下属的其他办公场所。

最后,为更好地保留既有人才,公司、机构应该通过对办公场所进行必要的有效升级,以保持其新鲜感。通过能源以及技术审计,也可以帮助办公场所的管理、设计人员更好地了解员工是否被充分配给所需工具,以及员工是否可以高效地使用技术工具等事宜。并且,应及时地清除不必要的其他设施,确保公司没有浪费掉任何可以供员工互相学习及交流的宝贵空间。另外,公司及企业机构应尽可能地完善办公场所的各种状况,如更换新的办公座椅,重新粉刷办公场所以使员工心情舒畅,同时更好地表现公司品牌形象及文化,装配最新电子设施使员工与时俱进等——这些微小的变化不但会使员工有被重视的感觉,还将有效地提高其工作效率,为雇主带来更大的价值。

通过这种极具人性化、体贴的办公场所设计,公司以及企业机构可以创造出良好的内部社交网络,促进员工间的学习与交流,鼓励协同合作并为移动性工作效率提供保障,使自身具备更大的新员工吸引力以及既有人才的稳定性。无论是整体的重新设计,还是简单的重新粉刷,对实际办公场所的关注以及投入都将是通往成功运营的捷径——成功地吸引所有既有不同代劳动力的同时,也为未来新时代人才的纳入打开了机遇之窗。

(本文由全球企业不动产协会授权发表,翻译/南天)

斯科特·阿什利(Scott Ashley)是沃肯办公场所策略公司(Vocon Workplace Strategy)的领导者。沃肯办公场所策略公司是一家从事建筑以及内部设计的国际知名公司,专注于改善建筑内外部环境,以达到吸引客户,鼓舞并维持既有人才的目的。

 

(责任编辑:王尔德)


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