办公室里最让人抓狂的是啥?

作为设施管理人员,我们都希望为企业内部员工和企业访客营造出舒适、高效的办公场所环境。那么,对员工的办公场所认知度起到最大负面影响的因素又是什么呢?或许你会认为是办公室温度异常,又或者是办公场所的视觉美化效果失策等。事实上,情况并非如此。

答案揭晓——如果管理不当,能够对办公场所环境产生最大负面影响的元素是办公场所的声学环境。根据最近的一项对超过2,000座建筑中25,000多人的调查统计数据:让企业员工最不满意的办公场所环境因素即是缺乏语言私密性。

语言私密性又是什么?简单来说,就是指能够防止置身他人交流过程之外的无心者能够清晰地听到、且理解他人交流内容的声学环境条件。缺乏这一环境因素的办公场所中经常会出现这样的情况:员工们经常无意地听到其他人的交流,并担忧自己的对话内容也会被其他人听到。

这种情况对于员工群体来说是非常令人烦恼和尴尬的。例如,在最近《纽约时报》(New York Times)中刊登的一篇关于办公室过度拥挤的文章中,一名员工表达了其对于缺乏语音私密性的抱怨与无奈:他的多名同事都听到他在电话通话的过程中因个人医疗安排而取消了客户会议。

噪音问题

近日,悉尼大学的研究人员发现:在隔间式、敞开式的办公场所中,缺乏语言私密性在员工群体的各类抱怨和不满中名列首位:在隔间式办公场所中,存在这类抱怨的员工占比高达60%;而在敞开式的办公场所中,这一比例则为50%。

在另一项调研中,来自不同的办公环境(其中包括私人办公室、分享式办公室、隔间式办公场所和开放式办公场所等)的约24,000名受访员工被研究人员要求就其当前的办公场所噪音程度和语言私密性的满意程度进行反馈和评价。结果,只有那些拥有私人办公室的员工(其人数占比极低)对办公环境中的语言私密性表示了些许的满意(即使是在拥有私人办公室的员工群体中,该满意度的平均比例也仅为18.3%)。

除了会使员工感觉到尴尬和不便之外,语言私密性的缺失还能够给企业造成数目不菲的成本。根据加利福尼亚大学尔湾分校(University of California,Irvine)的研究和统计结果,办公环境中的语言私密性缺失,将带来这样的后果:工作中的员工平均每隔11分钟即会被他人的交流打断一次,而被打断的员工想要重新恢复、继续之前的工作,则平均需耗费23分钟。

这一问题曾被作为公共健康问题以研究报告的形式递交国际噪音控制会议(International Congress of Noise),研究人员更发现:单一员工每天由于他人交谈声音而造成的工作中止和分心时间长达21.5分钟——这一数据也使语言私密性的缺失成为了导致员工工作、生产效率降低的最主要的环境因素。更有关联报告指出,由于语言私密性较差所导致的员工个体工作中断时长实际上高达86分钟每人每天。即使我们使用数据较小的21.5分钟来计算,这也相当于一名员工约4%的日工作量(一天的工作时长按8小时计算)。这意味着,若一家公司有100名员工,每位员工年薪资成本为100,000美元,则全年流失的时间成本为400,000美元。

办公环境中的语言私密性缺失能够导致高昂的“员工分心损失”,同时还使员工确确实实地听到其不应该听到的谈话内容。在当前的办公场所设计趋势中,私人办公室的墙体成本越来越低,也越来越薄,单纯的关上房门已经无法确保语言沟通的私密性,更糟糕的是,这种设计往往给人一种“语言交流私密性良好”的错觉。一些私下里的交流,例如女性员工对于办公室性骚扰的抱怨,一旦被其他人听到,将成为人力资源部门的噩梦。在一些案例中,语言沟通私密性的缺失设计甚至是违法的。例如,医院诊断室必须具有极高的语言沟通私密性,以合乎法律要求地保证病患的个人隐私。

语言私密性缺失的主要成因

许多因素,例如使用连接的吸音材料或办公室过于拥挤都是近年来比较常见的、主要的造成办公空间内部语言私密性缺失的主要成因。然而,当前对私密性影响最为巨大的则是开放式、敞开式办公场所设计趋势的流行。开放式的办公室最早出现在20世纪50年代——在开放式的大型室内空间内部设置隔板或者隔间——设计者希望通过这样的办公场所布局来加强员工之间的交流和合作,同时将空间使用率最大化,并实现自然采光以压缩能源成本。同时,这种布局方式还使得设计师和建造师能够在建筑内部创造出具有更好视觉效果和实际功能的设施。

然而,这种开放的设计也是有代价的。低矮的隔板墙根本无法有效地吸收或阻隔声音的传播。我们大可想象一下,办公桌旁边就有一位同事在和他的客户很大声地讲电话,玻璃墙和玻璃窗也无法有效地模糊声音,反而会在密闭空间内部形成回声,让他的讲话声传到办公室的每一个角落。

开放式办公室并非唯一存在声学问题的办公布局。在医院建筑中也存在这样的弊病:由于医生和患者需要在诊断室里讨论一些敏感的医疗信息,医院理应保证其建筑设计布局的语言沟通私密性;教育机构建筑(例如图书馆、电子阅览室等)也需要保证安静的环境,以便于学生的学习。

大多数设施管理人员都能够意识到所管建筑、设施中存在的“噪音型注意力涣散”问题,但是却无法找到行之有效的解决办法——在大多数人看来,为了解决这一问题,就一定要制订和发起十分复杂的建造整改项目。幸运的是,也有成本较低、且干预性质较弱的方法来帮助我们渡过当前的办公场所“语言私密性缺失”危机。

声音遮蔽101方案

那么,如何才能在“为每名员工配备私人办公室”和“更高、更深层次的建筑划分”的方法之外提高语言沟通的私密性呢?答案是——声音遮蔽。

尽管声音遮蔽技术早已于20世纪50年代问世,但是公众对这种技术的具体认知却仍旧极低。简单来说,声音遮蔽是将低分贝、不容易引起人们注意的背景音效加入到室内环境中,以起到“降低噪音对室内人员造成注意力涣散效果”,并同时提高人员语言交流的清晰度的作用。

这种理论听上去似乎有些矛盾——制造噪音以达到降低噪音影响的作用。然而,我们在室内加入的这种噪音将被调节至与人类语言发声一致的频率和振幅,这种背景音可以在遮蔽过度噪音的同时,提升整个密闭环境中的声学舒适度。

声音遮蔽技术并不会影响沟通,而是极大地减少了人们不经意间能够听到其他人交流内容的相对距离。在多数办公环境中,一名员工可以从40英尺(约合12.2米)外清晰地听到同事的电话交流。而在声音遮蔽技术的保护下,这一距离将降低至15英尺(约合4.6米)。

在声音遮蔽技术的作用下,即便发生了非主动的“窃听”,其谈话内容也将变得更为模糊。虽然“无意识窃听者”经常会听到有人在说话,但却很难真正地分辨出其交谈内容。由于这种谈话声音极其不便于人们直观理解,所以会被工作人员直接忽略,进而降低精神分散现象的发生。

与大多数人的误解不同,声音遮蔽并非“白色噪音”。我们通常所说的白色噪音具有着这样的特点:一旦其声音频率被调高,则该声音会令听到的人产生厌恶感(我们可以想象一下,广播中时常会出现的静电干扰声音)。而声音遮蔽技术如果使用得当,其声音效果则能够被人们完全忽视——即便人们能够听到这种背景音,也和听到通风口处的气流声音别无二致,并不会产生厌恶感。

一旦理想的遮蔽音频率得以确定,作为管理人员,我们还需要对其进行具体的调试以保证其能够持续地保持特定的等级:过于安静的遮蔽音无法起到任何效果;过于大声的遮蔽音则会起到反效果,造成室内员工无法专心工作。最理想的遮蔽音音量应不高于48分贝。对比来看,在办公室中,两个人的面对面交流的音量通常在60分贝左右。48分贝的遮蔽音并不会影响两个人之间的面对面交流,但是却能够极大地防止10至15英尺(3米至4.5米)距离之外的其他不相关人士听到谈话内容。

另一个需要考虑的因素是对建筑内部不同空间的声音遮蔽设备进行合理的划分。确实有效的声音遮蔽系统应该能够进行灵活的调节,并根据建筑内部不同的空间构造、空间大小、天花板高度和涂料种类将背景音调节至恰当的频率。声音遮蔽系统还应该能够持续地为室内办公空间提供声音保护场。

声音遮蔽系统的最佳应用方式是在办公场所内部表明私人办公室和走廊区域。每个区域都具有完全不同声学环境(不同的墙体,不同的天花板高度等),所以我们的声音遮蔽系统必须能够针对不同的环境设置不同的背景音。良好的声音遮蔽系统必须能够通过中央控制对多个不同区域同时进行声音遮蔽控制。

(原载于《现代物业·设施管理》2015年第7期)


 

(责任编辑:王尔德)


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