办公场所设计和服务交付的综合性方案

在过去的几年中,企业对下辖办公建筑设施以及其内部办公场所的认知发生了“思考模式”上的转变。可以说,现在的办公场所,已经“前所未有”地成为一家公司提高其商业竞争力和人才竞争力的核心组成部分——毫无疑问,优质、舒适、高效的办公场所可以从国际人才市场中吸引大批顶尖人才,与此同时,还能够极大地提升既有人才对企业持续的忠诚度。简而言之,企业的目标是通过建造出符合新一代员工群体需求的全新办公场所,进而创造出一种温暖且富于人情味的企业文化,并藉此作为招募新人才和保留既有人才的筹码。最后,通过优质人才对企业的积极影响来创造更多商业利润。

盖洛普公司(Gallup,国际著名调研机构)的相关调查结果显示:适宜的办公场所、企业文化、人才选择和决策者对人才的关注——其综合效应能够极大地提升单个员工创造的纯粹利润,提升比例达59%。办公场所的设计和建造已经成为年产值超过万亿美元的大型行业。同时,办公场所作为一家企业最大的固定资产,从其设计到建造过程的方方面面都极大地影响着诸多利益相关方。那么,这种现状带给我们的问题是:如何才能将这些彼此之间存在矛盾关系的利益相关方(业主、运营者、投资者和设施使用者等)的需求进行整合,并归纳出最佳的设计解决方案呢?

联想集团在墨西哥的办公室。开放式设计、流程化管理且不存在等级体系

由办公场所设计和服务团队引领的合作型综合服务方案,即由企业中各利益相关方、各职位阶层人员组成团体进行事务商讨,明显地优于传统的“竖井式”和“瀑布式”行政决策、执行流程,能够在面对复杂的企业管理和运营问题时,在最短时间内找出满足各群体独特需求的解决方案。

办公场所的设计领域本身也在经历着思考模式上的巨大转变——“参数化思考”概念受到了业内培训者、设计者和研究人员的持续性关注。这一概念可以帮助我们将与期望行为相关联的思维过程进行整合,进而创造出针对特定复杂问题的解决方案,而并非“大海捞针”一般地寻找解决方法。布鲁斯·茂(Bruce Mau,著名加拿大建筑设计师)在《大变化》一书中指出:作为设计师,我们必须能够将想象中的“不可视”元素“可视化”,这才是设计的本质。然而,一个人的想象是无穷无尽的,我们能够创造出超越以往的设计方案和解决方案。

在办公场所设计方面,参数化思考可以说是设计逻辑和创成式方案交付的集合体,并且由多学科的管理团队从办公场所设计、建造项目上马时即开始负责执行。这种方法可以提高设计、建造效率,并能最终创造出需求平衡性良好的办公场所——具体需求则包括设计需求、期限需求、成本需求、美学需求、功能需求等。

通过这种方式,办公场所的设计产出质量得到了极大的提高,同时最大程度上降低了项目流产的可能性。我们的主要目的是:确保预算尽可能多地投入并建造出优质的办公场所,同时避免因决策错误导致的预算浪费。数据显示,这种解决设计和建造问题的方式能够降低行业项目平均预算金额,幅度为8%至10%,并通过减少工程项目变更次数,进一步节约最高2.5%的预算。这样,我们就可以避免在项目结束后看似踏上了所谓“符合工程经济学”的办公场所大船,实则却陷入了价值损毁和资产贬值的泥潭。

每一个办公场所项目都需要量体裁衣,根据自身的特别条件来制订独特的、符合自身发展和运营的设计和建造方式。乍看之下,我们的办公场所似乎和其他金融企业的办公场所并无相异之处,但是随着我们剥去那一层薄薄的“相似外衣”,就会发现不同的办公场所无论在设计方式、工程施工、空间规划还是应用技术上都存在着巨大的不同。

案例研究:持续联系结算银行(CLS Bank)

尽管处于金融行业极为严格的约束之下,CLS银行作为全球最大的外汇结算网络系统,仍旧被金融稳定监督委员会(Financial Stability Oversight Council)认为是最为重要的金融市场工具。CLS银行由国际银行金融机构财团于2002年建立,并为其61个金融机构成员提供电子外汇结算服务,涉及国际货币种类17种。事实上,在单一的正常工作日之内,CLS银行经手的国际外汇交易占全球单日总外汇交易量的90%,外汇交易额高达4万亿至6万亿美元。

当CLS银行决定将公司总部迁往美国纽约市,并同时在新泽西设立分部以扩展其业务时,便为未来的发展设定了许多复杂的经营目标。作为国际外汇市场中的重要组成部分,CLS银行必须确保自己的办公场所能够满足全年365天、一周7天和一天24小时的持续性商业运营。

CLS银行纽约总部前台

满足上述商业持续性需要的办公场所必须能够在紧急状况下为所有周边员工提供额外的办公场所和其他办公资源支持。CLS银行的项目管理团队则需要将办公场所的设计、工程建造、规划、信息技术应用和设施运营管理等元素进行统一整合,并形成全盘的“综合性项目服务”模型,以确保企业发展和商业拓展的流线化和流程化。

遵照特定的功能进行设计

办公场所的整体设计概念和目标是“将想法变成现实”,所以,办公场所的设计功能自然而然地包括了创造新办法、促进协作和提高办公效率等元素。

时至今日,在办公室和其他办公空间的特点中,该空间“能否促进思维创新,并将创新的‘思想火花’变成例行的工作内容”已逐渐成为公众衡量办公场所好坏的重要指标。具备这一特点的办公场所可以称之为“思想型建筑”——开放式设计、流程化管理且不存在等级体系,同时配备技术型设备支持协同办公和员工间无缝化交际。在这种工作环境设定中,员工不会被“捆绑”在办公桌旁边,而是可以如同血液一般在整个办公空间内不断循环——遇到更多的同事,交流工作中的问题和想法,与其他团队成员建立联系,进而实现更高的办公效率。

多功能电子设备的介入为提高效率提供基础

富有空间感的规划激发员工的灵感

纵观CLS银行的办公场所项目的定位和设计结果,大多数员工的办公区域都是配有自然采光的开放式环境,长凳式的办公坐席更加便于员工和团队之间进行合作办公,至于传统的隔板式结构,也仅存少量用以控制办公噪音。封闭式的办公室都被间隔性地安置在楼层平面的边缘位置,透明的玻璃隔板使自然光线可以毫无阻碍地射入办公室内部。

正式的会议室簇拥在接待区域周围,便于访客和客户使用;在餐厅和咖啡厅也设置有额外的临时讨论区。从窗户向外望能够看到建筑后面的一片森林,从视觉上加强室内和室外的联系。

与此同时,办公场所的设计团队也与CLS银行位于纽约和伦敦的利益相关方组成的团体开展了紧密的合作,将下辖办公空间的设计语言转变为“这些设计能够帮助我们实现什么”。作为合作的开端,双方就CLS银行提出的“希望将传统的隔间式办公环境转变为更加开放的自由环境,进而促进员工协作、办公弹性、办公效率和访客体验”需求进行了探讨。

创造办公家具解决方案

公众对“我们如何工作”的关注持续走高,然而并非只有新式的办公建筑才能满足公众对优质办公环境的需求。具有可持续性的、舒适的、符合人体工程学原理的弹性办公家具也能够为办公环境带来“全新的春天”。

设计和顾问团队从概念确立阶段至办公家具选择阶段一直处于无缝化合作状态,他们帮助CLS银行进行办公家具布局规划并在家具实际安装过程中全程督办。由设计人员和顾问人员组成的团队并不是仅关注美学和价格问题,也会将办公家具的后续运营管理和功能需求考虑在内,最大限度地帮助CLS银行量身定制出最合适的办公室环境布局方案。

例如,在CLS银行位于新泽西的办公大楼中,全新的办公家具必须能够良好地支持协作型办公、个人化办公和会议型讨论,营造出最为全面和舒适的办公环境条件。多种多样的办公桌都配备有输出装置和USB接口,用以提供办公场所范围内的数据连接性和社交互动,甚至有些可调节式办公桌和数据接入设备被安置在走廊处,为随时可能发生的即兴会议和观点表达提供便利。

办公座椅的排列和摆放方式经过特殊的设计,会为严肃的办公场所增添流行的元素。会议室的桌子还配备有单独的电源盒,为使用者提供舒适、随意的会议室环境。

技术集成

CLS银行所需的服务包括建筑设施的预租服务、办公空间的工程设计服务和最后的办公场所建造服务。综合服务团队的任务是在设计出具备视觉吸引力的办公场所的同时,确保该设施能够容纳其他额外的支持性硬件,例如电力系统、冷却系统、后备发电机、网络管线接入点和楼宇运营管理中心等。

为了满足上述需求并促使整体项目取得成功,综合服务团队使用了三维建模、激光扫描、移动虚拟热成像快速能源统计等技术对既有建筑进行分析,并根据当前建筑的实际情况开展后续的设计和建造工作。

设施的建造工作开始之前或设施拆除之后,是使用激光扫描技术进行精准测绘的最佳时间。这可以帮助我们直观地了解建筑墙体、柱子、核心部分和其他服务型空间的具体位置,进而获得对应建筑的预期竣工草图。随后,综合服务团队可以将原理设计模型和激光扫描结果进行整合,便能够推测出办公建筑可能存在的楼层水准测量误差等问题。在办公建筑和办公空间的设计阶段开展这种操作能够极大地缩短设计建造工期,并为建筑设施的终端使用者降低相关成本。

三维建模技术可以被用以鼓励和促进设计团队、建造团队和分包商团队之间的协作性交互。这种技术的应用能够使我们在前期的设计阶段和预算阶段获得关于设计方式和服务方式的实时反馈,避免项目在后续的其他过程中出现严重问题。

移动虚拟热成像快速能源统计技术可以帮助设计和建造团队准确地诊断出建筑围护结构存在的密封结构破损问题。这可以最大程度上减少建筑的制冷和制暖损失,并从可持续性运营角度帮助设施管理人员提升建筑系统性能和建筑自身的运营效率。

为了创造出最为先进的网络运营中心,综合服务团队使用了综合性协作模型来制定相关的决策,并应用三维成像技术和VR(Virtual Reality,虚拟现实)设备作为交流沟通的工具。VR设备给予设计团队和设施终端使用者的沉浸式体验能够让人站在不同的角度来重新审视办公设施的设计目的,从而对各利益相关方所需的最终方案产生更加深刻的理解。

将现实转化为数据,并将数据再度还原为现实是十分复杂的过程。综合服务团队需要在恰当的时间选择最为合适的软件工具,才能尽可能顺利地克服遇到的各种问题。设计流程本身最为需要的是缜密的思考、意识的不断完善和知识体系的迭代——设计体现的是人的思想,而并非是软件发展造就的简单的设计服务产品。

协同整合

四个带有启示意味的工作和办公场所显性发展趋势为:

——办公场所的继续分配。集中化的办公空间会通过不断的进化和发展,提供更多的办公配置来支持协同办公需求和其他多种需求。

——保持员工参与度和其与企业之间关联度过程中的巨大挑战。办公场所的设计者、设施管理人员和人力资源管理人员需要紧密配合,将社交技术、办公政策等带入到办公场所的管理和运营策略中。

——对于任何的企业和机构来说,最值得纪念和表彰的工作即是成功地克服了办公场所变革过程中出现的各种困难和抵触(无论是实际环境上的还是技术范畴上的,甚至包括来自于人——员工群体的抵触)。在办公场所的变更规划阶段,允许员工群体表达自己的需求和意见是确保办公场所转型成功的关键。

——创造出功能型办公场所,支持分散式的不同团队进行临时沟通,并且能够提供替代型办公场所。

工作的方式、环境配置和具体场所不可能一成不变,而应该具有必要的弹性,并随着时间的变化而不断进化。只有通过使用协作型的综合服务交付方案,我们才能真正地创造出“永不过时”的办公场所设计方法,并将其从第一天开始即深深地植入到标的设施的“灵魂”之中。此外,我们还必须将这种综合性的办公场所服务方案与参数化思考方法论相结合,并由值得信赖的、能够灵活运行的设计和服务团队牵头,带领我们走向光明的未来。

综合性办公场所服务方案正以极快的速度变成国际上寻找最佳办公场所运营管理方案以及建造创新型办公场所的优秀范例,在节省时间成本的同时,实现资金成本的压缩。

(本文由国际设施管理协会(IFMA)授权发表。翻译/南天)

克里斯·斯沃图特,就职于穆氏有限公司(M Moser Associates Ltd.,由建筑师和室内设计工程师组成的综合性服务公司,为客户提供专业的设计和装修服务),有着15年以上的项目主管和国际客户业务咨询师经验。斯沃图特先生还因在办公场所创新方面的贡献,在2014年获得了IFMA纽约分部的“卓越奖”提名。他还曾担任欧特克(Autodesk,美国知名电脑软件公司)的产品开发和消费者咨询委员会成员,现在,斯沃图特先生还身兼计算机视觉、机械自动学习技术领域的两家公司的委员会顾问职务。

(原载于《现代物业·设施管理》2016年第5期)

 

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